Rittenregistratie om bijtelling te voorkomen

Wie gebruik maakt van een auto van de zaak, wordt al gauw geconfronteerd met de bijtelling. Deze is te voorkomen door te bewijzen dat met de auto op jaarbasis niet meer dan 500 km privé is gereden. Het bewijs kan worden geleverd met een sluitende rittenregistratie. Wat is nu precies een sluitende rittenregistratie?

Sluitende rittenregistratie
Om te kunnen aantonen hoeveel het privégebruik van een auto van de zaak is, moet u in de rittenregistratie het volgende vermelden:
• het merk, type en kenteken van de auto;
• de periode waarin de auto ter beschikking stond;
• de ritgegevens. Een rit is de enkele reisafstand om van de ene naar de andere plaats te komen.
Informatie per rit
Van elke rit moet de bestuurder vermelden:
• de datum;
• de begin- en eindstand van de kilometerteller;
• de adressen van vertrek en aankomst. Als hij vanaf het werkadres naar een afspraak rijdt en daarna weer terug, moet hij de aankomst- en vertrekadressen van zowel de heen- als de terugreis noteren, bij voorkeur inclusief de postcodes;
• de route die hij heeft gereden, als hij niet de meest gebruikelijke route heeft genomen;
• of het een privé- of een zakelijke rit is.
• De privéomrijkilometers bij een rit met een gemengd karakter. Er is sprake van een rit met een gemengd karakter als de bestuurder tijdens de rit zowel zakelijke als privékilometers rijdt.

Aanvullende tips
• Vul de route alleen in als die afwijkt van de gebruikelijke route.
• Vul het bezoekadres in als het gaat om een zakelijke rit of als het gaat om een rit met een gemengd karakter. Het bezoekadres is in beide gevallen het zakelijke adres dat u bezoekt.
• Vul in of de rit privé was. Het karakter van een rit wordt uitsluitend bepaald door het doel van de rit. Als de bestuurder tijdens zijn werk bijvoorbeeld een bezoek aan de dokter brengt en daarbij de auto gebruikt om tijd te besparen, geldt dit als een privérit.
• Vul het aantal privéomrijkilometers in als er sprake is van een rit met een gemengd karakter.

Tip
Een jubileum van de werkgever en een personeelsfeestje gelden als zakelijke rit.

Bewaar bewijsmateriaal
De juistheid van een kilometeradministratie kan worden gecontroleerd aan de hand van bijvoorbeeld kantooragenda's, orderbriefjes, garagenota's en elektronische routeplanners. Het is zelfs deels verplicht om deze informatie te bewaren; de Belastingdienst kan hierom vragen.

Tip
Gebruik software om uw rittenregistratie bij te houden, zoals een Black-Box-systeem. Dit vrijwaart u niet van het verzamelen van onderliggend bewijs, maar maakt het bijhouden van een rittenadministratie een stuk eenvoudiger