Werkkostenregeling: een doordachte keuze!

Het systeem van de (vrije) vergoedingen en verstrekkingen in de loonsfeer gaat in 2011 op de schop door de invoering van de ‘forfaitaire’ werkkostenregeling. Als werkgever krijgt u te maken met drie overgangsjaren. Per 1 januari mag u het huidige systeem handhaven, of maximaal 1,4% van de fiscale loonsom onbelast vergoeden en verstrekken aan uw werknemers. Wat is voor u de beste keuze? Een stappenplan.

Stap 1: inventariseer alle vergoedingen en verstrekkingen
Breng alle bestaande vergoedingen en verstrekkingen binnen uw bedrijf in kaart. Wat bent u bijvoorbeeld kwijt aan personeelsfeesten, verstrekt u producten uit uw bedrijf, heeft u een regeling voor bedrijfsfitness, vergoedt of verstrekt u fietsen of betaalt u meer dan € 0,19 p/km? De gegevens vindt u terug in uw boekhouding, het personeelshandboek, de individuele arbeidscontracten en aanvullende arbeidsvoorwaarden.

Stap 2: deel de kosten in
Na deze inventarisatie moet u per vergoeding of verstrekking bepalen of deze valt binnen het forfait van de werkkostenregeling. Een aantal kosten waarbij het zakelijk karakter overheerst, blijft buiten schot (gerichte vrijstellingen). Dat geldt bijvoorbeeld voor reiskostenvergoedingen (maximaal € 0,19 p/km), studiekosten en tijdelijke verblijfkosten. Andere kosten die niet onder de werkkostenregeling vallen, zijn onder andere relatiegeschenken en de auto van de zaak (inclusief bijbehorende kosten zoals parkeerkosten). Daarnaast zijn er kosten die wel onder de regeling vallen, maar waarvoor een nihilwaardering geldt.

Let op
Niet alle vergoedingen en verstrekkingen vallen straks onder de werkkostenregeling. Of de werkkostenregeling interessant voor u is, hangt af van de kostenvergoeding die u nu betaalt: welke vergoedingen/verstrekkingen zouden onder de regeling gaan vallen?

Stap 3: bepaal de loonsom
Vervolgens moet u de fiscale loonsom voor 2011 inschatten. U kunt bijvoorbeeld uitgaan van het totale bedrag aan brutoloon dat u het afgelopen jaar heeft uitbetaald aan uw werknemers. Houd vervolgens rekening met veranderingen die u nu al weet, zoals verwachte salarisverhogingen en personeelsuitbreiding of -krimping. Neem 1,4% van de loonsom en vergelijk dit bedrag met het totaalbedrag van de kosten dat onder de werkkostenregeling valt. In 2010 is voorgesteld om het percentage van 1,4% te verhogen naar 1,5%. Omdat we inmiddels te maken hebben met een demissionair kabinet, is nu niet duidelijk of deze verhoging doorgevoerd gaat worden.

Let op
Zijn de kosten lager, dan heeft u ruimte om nog iets extra’s onbelast te vergoeden of te verstrekken. Zijn de kosten daarentegen hoger, dan gaat de werkkostenregeling u extra geld kosten. Het meerdere is namelijk belast tegen 80% eindheffing. In dat geval is het verstandig om gebruik te maken van de overgangstermijn en die tijd te benutten om bepaalde vergoedingen en verstrekkingen te schrappen.

Stap 4: overleg met uw werknemers
Het kan zijn dat u door de werkkostenregeling bestaande arbeidsvoorwaarden moet aanpassen. Hiervoor heeft u in de meeste gevallen toestemming nodig van uw werknemers. Overleg daarom tijdig met uw werknemers en/of de ondernemingsraad. Ook is het verstandig om bij het afsluiten van nieuwe arbeidscontracten nu al rekening te houden met de komst van de werkkostenregeling.

zie link Belastingdienst