De fiscale regels als Sinterklaas op de zaak komt

Als uw organisatie voor de kinderen van het personeel een sinterklaasfeest wil organiseren, is het zaak om goed te weten hoe deze kosten fiscaal behandeld moeten worden. Anders klopt – na de goedheiligman – ook de Belastingdienst aan, maar dan met een naheffing en boete.

De regels voor een sinterklaasfeest zijn behoorlijk ingewikkeld. De fiscale behandeling van strooigoed, chocoladeletters, speculaas en andere consumpties die de werkgever aan de werknemers, hun partners en hun kinderen uitdeelt, hangt namelijk af van de locatie waar het feest wordt gehouden.

Op de werkplek of externe locatie

Vindt het feest plaats op de werkplek of in een andere vestiging van uw organisatie (bijvoorbeeld in de bedrijfskantine), dan geldt voor de consumpties een nihilwaardering. Dat geldt óók voor de consumpties van de partner en kinderen van de werknemer.
Is het feest op een externe locatie, dan moet de waarde van de consumpties én de rest van het feest bij het loon van de werknemers geteld worden of als eindheffingsloon worden  ondergebracht in de vrije ruimte. Dat geldt ook voor andere kosten voor het feest, zoals het inhuren van een hulpsinterklaas of het laten reinigen van de sint- en pietenpakken.

Geschenken voor thuis zijn belast loon

Ongeacht waar het sinterklaasfeest plaatsvindt, cadeautjes en versnaperingen die de genodigden meekrijgen voor thuis zijn altijd belast loon. De werkgever moet de waarde ervan in het economisch verkeer óf bij het loon van de werknemer tellen en normaal belasten óf aanwijzen als eindheffingsloon en ten laste van de vrije ruimte laten komen. In de praktijk kiezen de meeste werkgevers voor de laatste optie, omdat ze het bedrijfsfeest niet (gedeeltelijk) op de loonstrook van de werknemer willen zetten.

Afwijkende regels voor niet-werknemers

Zijn voor het sinterklaasfeest ook de gezinnen van uitzendkrachten en freelancers uitgenodigd die voor uw organisatie werken, dan kunnen die kosten niet in de vrije ruimte. De werkkostenregeling geldt immers alleen voor eigen werknemers die ook bij uw organisatie op de loonlijst staan.
Om het feest voor deze niet-werknemers onbelast te laten, moet uw organisatie de eindheffing toepassen voor verstrekkingen aan zakelijke relaties die werknemers ook tegelijk en voor dezelfde gelegenheid ontvangen. De niet-werknemer moet hier ook over worden geïnformeerd. Gewoonlijk zullen de kosten van het sinterklaasfeest binnen € 136 per deelnemer blijven. Dan betaalt de werkgever per externe kracht 45% eindheffing over de werkelijke kosten. Zijn de kosten hoger dan € 136, dan is over de hele waarde van het feest per externe deelnemer 75% eindheffing verschuldigd. Dit werkt op dezelfde manier als een kerstpakket.