Bewaarplicht

De feestdagen zitten er weer op, de dagen gaan lengen, het voorjaar komt er aan. Mogelijk denkt u aan de “grote schoonmaak” in de administratie van uw onderneming. Reden om de regeltjes weer eens op een rijtje te zetten.

Er geldt een wettelijke bewaarplicht voor de administratie. De administratie moet correct worden gevoerd én bewaard! Hoe, digitaal of op papier, die keuze wordt aan u overgelaten zolang de administratie maar toegankelijk blijft, dus ook na wisseling software.

Fiscaal gezien geldt algemeen  een bewaartermijn van 7 jaar. Echter voor onroerende zaken geldt een termijn van 10 jaar .
Voor loonbelastingverklaringen of formulieren met de gegevens voor de loonheffingen, kopieën van het identiteitsbewijs en kopieën van beschikkingen of verklaringen die u van uw werknemer hebt gekregen geldt een termijn van 5 jaar na uitdiensttreding.

Verder dienen de stukken van permanente waarde, akten, overeenkomsten, voorwaarden etc. altijd bewaard te worden.

Mocht blijken bij een controle dat de administratie niet of niet juist is bewaard dan kan de belastingdienst “onbehoorlijk bestuur” stellen. Dat houdt in dat de bestuurders van de onderneming in privé aansprakelijk gesteld kunnen worden. Hierbij merk ik op dat als andere dan het bestuur het feitelijke beleid bepalen, denk ook aan een Raad van Commissarissen, dan kunnen ook die personen in privé aansprakelijke gesteld worden.

Opruimen is dus goed maar let wel wat u in de papierversnipperaar gooit!

Bron: Actuele Artikelen