Tanken in het buitenland: lagere bijtelling

Werknemers die hun auto van de zaak mee op vakantie nemen, mogen hun buitenlandse kosten onder voorwaarden van de bijtelling aftrekken of declareren. Werkgevers moeten daar dan wel van tevoren schriftelijke afspraken over maken.

Als een werknemer zijn auto van de zaak meeneemt over de grens, is de kans aanwezig dat zijn Nederlandse tankpas het daar niet meer doet. Hij moet dan zijn benzine, diesel of autogas of elektriciteit dus zelf betalen. Als uw organisatie deze brandstof aan de werknemer wil vergoeden, kan dat op twee verschillende manieren. De werkgever moet van tevoren met de werknemer afspreken welke werkwijze er gehanteerd zal worden.

Brandstof aftrekken van de bijtelling

De buitenlandse brandstofkosten kunnen afgetrokken worden van de bijtelling  die uw organisatie toepast voor het privégebruik van de auto van de zaak. Dat moet dan wel vóór de vakantie schriftelijk overeengekomen zijn en de werknemer moet na zijn vakantie betaalbewijzen overleggen. Er geldt bovendien een ondergrens: de aftrek voor de brandstof of de elektriciteit mag er nooit toe leiden dat de bijtelling negatief wordt. Vooral bij elektrische auto’s is die grens snel bereikt.

Declareren kan ook

De tweede optie is dat de werknemer zijn buitenlandse brandstofkosten declareert. De werkgever mag ze dan – als intermediaire kosten  voor de auto van de zaak – onbelast vergoeden, net als bijvoorbeeld parkeerkosten. De bijtelling op het loon van de werknemer moet dan wel gewoon in stand blijven. Omdat dit verplicht belast loon voor de werknemer is, is deze optie voor de werknemer uiteindelijk minder voordelig dan het aftrekken van de brandstofkosten van de bijtelling. Bovendien moet de werkgever dan premie werknemersverzekeringen en bijdrage Zorgverzekeringswet (ZVW) betalen. Dat hoeft bij het aftrekken van de kosten van de bijtelling niet. Aan de andere kant maakt het niet meer uit hoeveel kosten de werknemer maakt in het buitenland: de grens van het bijtellingsbedrag geldt dan namelijk niet.

Tijdelijk andere auto mee

Neemt een werknemer tijdelijk een grotere auto of een auto met een groter bereik mee op vakantie, dan heeft dat gevolgen voor de bijtelling. Het tijdelijk vervangen van een auto van de zaak kan soms echter ook zonder dubbele bijtelling.