Kantoor aan huis: dit zijn de fiscale regels

Het kan prettig zijn: werken en wonen in hetzelfde gebouw. Maar reken je niet rijk als je een kantoor aan huis hebt. Dit zijn in hoofdlijnen de fiscale regels.

Geen ellende met files en volgepakte treinen, geen extra kosten voor de huur van een bedrijfspand, meer flexibiliteit in werktijden en geen drukke collega’s om je heen. Een kantoor aan huis heeft veel voordelen. Maar of het ook in fiscaal opzicht loont, is de vraag.

Hoe een kantoor aan huis voor jou in fiscaal opzicht uitpakt, hangt af van veel feiten en omstandigheden. Zo gelden voor een eenmanszaak heel andere eisen dan voor een bv en is het van belang of je bent getrouwd (onder huwelijkse voorwaarden) of niet. Heb je een koophuis, dan gelden weer andere regels dan bij een huurhuis.

Daar komt nog bij dat de regels erg ingewikkeld zijn en aan veel veranderingen onderhevig zijn. Wil je een kantoor aan huis, laat je dan vooraf door een specialist goed adviseren over de fiscale gevolgen.

Z24 doet een korte uiteenzetting van de regels voor eenmanszaken. Let wel op: voor veel van de hieronder opgesomde regelingen gelden uitzonderingen en nuanceringen. Dit artikel geeft slechts een algemeen beeld.

Aparte ingang en wc

Als ondernemer mag je de kosten voor een kantoor aan huis niet zomaar aftrekken voor de inkomstenbelasting. Er moet worden voldaan aan het zogeheten zelfstandigheids- en inkomenscriterium.

Met de eerste eis wordt bedoeld dat de werkruimte een zelfstandig onderdeel van de woning moet zijn. Je kantoor dient te beschikken over een eigen ingang en eigen voorzieningen, zoals sanitair. Ook zou je de ruimte in theorie aan iemand anders moeten kunnen verhuren. Een gewone slaapkamer is dus ongeschikt, maar heb je bijvoorbeeld de garage of een schuur omgebouwd tot een aparte werkruimte, dan voldoe je wél aan dit criterium.

Verder is van belang dat je de werkruimte voor het overgrote deel voor je bedrijf gebruikt. Minimaal 70 procent van je inkomsten moet je daar verdienen, als je elders geen werkruimte hebt. Ook het aantal vierkante meters dat je uitsluitend voor je bedrijf gebruikt, is van belang.

Als de werkruimte in je huis niet aan deze twee criteria voldoet, heb je pech: je kunt de kosten van de werkkamer en de inrichting niet aftrekken van je inkomsten. De werkruimte valt dan net als de rest van het huis in de eigenwoningregeling. Je mag dan dus wel de hypotheekrente voor het hele huis aftrekken in box 1.

Voldoet de werkruimte wel aan de bovengenoemde criteria en gebruik je deze voor meer dan 90 procent zakelijk, dan geldt deze verplicht als ondernemingsvermogen. Zit je onder dit percentage, maar gebruik je de werkruimte wel voor meer dan 10 procent zakelijk, dan mag je kiezen hoe je de ruimte aanmerkt: als privé- of als ondernemingsvermogen.

Privévermogen

In het eerste geval telt de werkruimte in je huis niet mee voor de bepaling van het eigenwoningforfait, een fiscale bijtelling op je inkomen. Indien ervoor wordt gekozen om de zogeheten kwalificerende werkruimte als privévermogen te etiketteren, geef je de werkruimte en de bijbehorendehypotheekschuld aan als bezitting en schuld in box 3. Dit betekent dat je dit gedeelte van de hypotheek mag optellen bij de schulden in box 3, maar dat je de hypotheekrente over dat deel niet mag aftrekken van de inkomstenbelasting.

Daar staat tegenover dat je 4 procent (ofwel het fictief rendement op vermogen in box 3) van de woz-waarde van de werkruimte mag aftrekken van de winst. Daarnaast mag je de kosten in mindering brengen die een huurder normaal zou moeten betalen, bijvoorbeeld voor energie, tapijt, behang en kantoorinventaris.

Een telefoon- en internetaansluiting mag je niet aftrekken van de winst als je deze niet alleen zakelijk gebruikt. De zakelijke gesprekskosten daarentegen vormen wel een aftrekpost.

“Omdat bij veel kostenposten onduidelijk is hoe je dit fiscaal moet insteken, is het verstandig om dit vooraf af te stemmen met de Belastingdienst”, adviseert Martijn te Riet, fiscalist bij Jongbloed Fiscaal Juristen in Enschede. “Zo voorkom je een vervelende discussie achteraf.”

Ondernemingsvermogen

De werkruimte kan ook worden aangemerkt als ondernemingsvermogen. Je mag dan de kosten van de werkruimte aftrekken van de winst. De werkruimte valt in dat geval niet onder de eigenwoningregeling, maar wordt belast als onderdeel van je winst uit onderneming. De werkruimte moet je bij de start van je bedrijf of als je het pand in gebruik neemt op de balans vermelden tegen de aanschaffingskosten. Over een eventuele boekwinst bij verkoop moet je belasting betalen. Een eventueel verlies bij verkoop is daarentegen aftrekbaar.

Als je het hele huis, inclusief de werkruimte, aanmerkt als ondernemingsvermogen, mag je alle kosten (behalve de huurlasten voor het woongedeelte) aftrekken van de winst. Wel moet je elk jaar de winst verhogen door een bijtelling voor privégebruik. Voor de meeste huizen is dit nu 1,8 procent van de woz-waarde van het woongedeelte.

Het lijkt aantrekkelijk om de werkruimte aan te merken als ondernemersvermogen, maar dat is niet altijd het geval, waarschuwt Te Riet. “Veel ondernemers kunnen nu voordelig een werkruimte kopen, maar als zij deze over enkele jaren met winst verkopen, moeten ze wel afrekenen met de fiscus. Kijk daarom als ondernemer niet alleen naar de jaarwinst, maar naar de totale winst. Verwacht je een flinke waardestijging van het pand, denk dan goed na of je de woning als ondernemersvermogen wil aanmerken. Daarnaast is het sowieso van belang alle persoonlijke omstandigheden in ogenschouw te nemen.”

Huurhuis

Voor huurwoningen zijn de regels minder strikt. Heb je een werkruimte in een huurhuis, dan mag je de woonlasten als aftrekpost opvoeren als je de werkruimte voor minimaal 90 procent zakelijk gebruikt en de werkruimte meer dan 10 procent van het vloeroppervlak uitmaakt. Het hoeft dus geen zelfstandige ruimte te zijn.

Voldoet je kantoor aan deze eisen, dan heb je twee mogelijkheden. Ten eerste kun je ervoor kiezen om alle huisvestingskosten met betrekking tot de werkruimte (zoals de huur, energiekosten en de verzekering) af te trekken van de winst. Daar staat wel een fiscale bijtelling voor privégebruik van de woning tegenover, van meestal 1,8 procent van de woz-waarde van het privégedeelte van het huis. Ontvang je huurtoeslag, dan moet je deze naar rato optellen bij je winst.

Een andere optie is om een splitsing aan te brengen in een zakelijk en een privédeel, op basis van het gebruikte vloeroppervlak. Je kunt dan elk jaar de kosten voor de werkruimte aftrekken. Ook hierbij geldt dat je van eventuele huurtoeslag een evenredig deel bij je winst moet optellen.

Bedenk wel dat je deze keuze moet maken bij de start van je bedrijf of de aanvang van de huur en dat deze keuze dan vastligt. Je kunt niet zomaar jaarlijks wisselen.

Rekenhulp

Ben je benieuwd welke kosten aftrekbaar zijn? Kijk dan op de rekenhulp‘Werkruimte in de woning’ van de Belastingdienst.

Btw

Of je huis wel of niet voldoet aan de zelfstandigheids- en inkomenseis, is voor de btw-aftrek niet relevant. Hierbij geldt alleen of je de ruimte en de spullen hebt gebruikt voor je eigen bedrijf en of je hiermee omzet hebt behaald waarover je btw moet heffen. Is dit het geval, dan mag je de btw op energie, onderhoud en inrichting aftrekken als voorbelasting. Let wel op: je moet dit doen naar rato van zakelijk gebruik.

Zoals gezegd hangt de fiscale behandeling van een kantoor aan huis af van je persoonlijke situatie, die per ondernemer flink kan verschillen. Een fiscaal specialist kan jouw situatie doorrekenen.